Multitasking: So vermeiden Sie mentale Erschöpfung

Laptop aufgeklappt, das Handy vibriert, der Kaffee ist halb ausgetrunken, der Blick wird langsam glasig. Der Tag besteht aus einer endlosen Reihe von Aufgaben, die „nur schnell“ erledigt werden sollen: diese Slack-Nachricht beantworten, jene E-Mail überfliegen, in einen Anruf springen, der Familiengruppe antworten, die Banking-App prüfen. Um 11 Uhr sind viele schon völlig erschöpft, scrollen, ohne etwas aufzunehmen, und wechseln zwischen Tabs, an deren Öffnen sie sich nicht einmal erinnern.

Auf dem Papier wirkt der Tag seltsamerweise gar nicht so voll. Trotzdem fühlt es sich an, als liefe das Gehirn mit fünf Apps bei 2 % Akku. Die Erklärung steckt in den winzigen, kaum wahrgenommenen Momenten: genau dann, wenn wir uns zum ungünstigsten Zeitpunkt für Multitasking entscheiden.

Warum sich Ihr Gehirn schon vor dem Mittagessen ausgelaugt anfühlt

Wer Menschen montagmorgens auf dem Weg zur Arbeit beobachtet, sieht immer wieder dieselbe Situation. Kopfhörer in den Ohren, Posteingang geöffnet, Kalender sichtbar, drei blinkende Chatfenster. Sie werden gerade erst wach und teilen ihre Aufmerksamkeit dennoch bereits in so feine Stücke auf, dass nichts wirklich davon profitiert. Der Tag hat noch nicht richtig begonnen, doch die mentale Tab-Überlastung ist längst da.

Darin liegt die versteckte Falle der modernen Arbeitswelt: Multitasking beginnt, bevor unser Gehirn überhaupt vollständig hochgefahren ist. Statt ruhig und unkompliziert in den Tag zu starten, zwingen wir uns schon beim Einloggen zu ständigen Kontextwechseln. Bis zum späten Vormittag ist der Kopf müde, von kleinsten Unterbrechungen gereizt und verlangt nach Zucker oder Dopamin. Der Tag wirkt feindselig, lange bevor die tatsächlichen Probleme auftauchen.

In einer aktuellen internen Umfrage eines grossen Technologieunternehmens gaben mehr als 60 % der Mitarbeitenden an, sich am frühen Nachmittag mental „ausgelaugt“ zu fühlen. Die Arbeitsmenge war nicht plötzlich explodiert. Auch die Anzahl der Projekte blieb ungefähr gleich. Verändert hatten sich die Morgenstunden: mehr Benachrichtigungen, mehr Tools, mehr „kurze Abstimmungen“ und mehr Chat-Pings, während die Menschen versuchten, ihren Tag zu planen.

Eine beschäftigte Person beschrieb es so: „Ich klappe meinen Laptop auf und beantworte innerhalb von fünf Minuten eine Direktnachricht, reagiere auf zwei E-Mails, klicke in ein Dokument und werde dann in ein Meeting hineingezogen. Um 10 Uhr fühlt es sich an, als hätte ich drei Tage erlebt.“ Das Bemerkenswerte daran: Im Kalender standen nur drei grössere Aufgaben. Die Erschöpfung entstand durch das Chaos dazwischen.

Für Multitasking zahlt das Gehirn keinen festen Preis. Bei jedem Kontextwechsel wird eine Art Abgabe fällig, besonders bei komplexer oder emotional belastender Arbeit. Einen lockeren Chat zu beantworten, während man in einer Warteschleife hängt? Das kostet fast nichts. Zwischen konzentriertem Schreiben und schnellen Nachrichten hin- und herzuspringen? Das zehrt rasch an den Kräften. Wenn Menschen sagen, sie seien „mental erschöpft“, liegt das nur selten an der Gesamtzahl ihrer Arbeitsstunden. Entscheidend ist vielmehr, wann sie ihre Aufmerksamkeit aufteilen.

Jedes Mal, wenn das Gehirn zwischen Aufgaben wechseln soll, die sich inhaltlich deutlich unterscheiden, muss es einen mentalen „Arbeitsbereich“ neu laden. Dieses Neuladen kostet Energie. Häufen sich solche Neustarts in den empfindlichsten Tagesphasen – früh am Morgen, direkt nach dem Mittagessen oder am späten Nachmittag –, sinkt der Akku schneller als erwartet. Nicht Multitasking an sich ist das Problem, sondern sein Zeitpunkt.

Multitasking ohne mentale Erschöpfung

Es geht auch leiser: Behandeln Sie Multitasking eher wie ein Gewürz als wie die Grundlage eines Gerichts. Schützen Sie zunächst behutsam eine oder zwei Phasen Ihres Tages als „Einzelaufgaben-Zonen“. Gemeint sind keine heroischen vierstündigen Klausuren in Mönchsstille. Es reichen 25–45 Minuten, in denen Sie bewusst festlegen, dass eine einzige wichtige Aufgabe Ihre volle Aufmerksamkeit erhält.

Planen Sie zu Tagesbeginn, wenn Ihr Gehirn noch hochfährt, die Aufgabe mit dem höchsten Konzentrationsbedarf ohne Begleitung ein. Kein Chat, kein Posteingang, kein Anruf im Hintergrund. Später, wenn die mentale Energie nachlässt oder Routinearbeit ansteht, lassen sich Aufgaben kombinieren: einem Meeting zuhören und dabei Notizen aufräumen, Wäsche zusammenlegen während eines einfachen Telefonats oder beim Spazierengehen auf unkomplizierte Nachrichten antworten.

Multitasking funktioniert besonders gut, wenn mindestens eine der Aufgaben wenig Risiko birgt und weitgehend automatisch abläuft. Deshalb passen E-Mails und Podcasts so gut zur Zugfahrt nach Hause. Das Gehirn benötigt nicht für beides die volle Kapazität. Problematisch wird es, wenn zwei anspruchsvolle oder zwei emotionale Aufgaben in einer empfindlichen Tagesphase zusammenkommen. Das ist, als würde man mit der Partnerin oder dem Partner streiten und gleichzeitig eine Steuererklärung ausfüllen.

Statt zu fragen: „Kann ich zwei Dinge gleichzeitig erledigen?“, hilft eher diese Frage: „Wann ist der richtige Zeitpunkt, diese beiden Dinge zu kombinieren?“ Fühlt sich der Kopf bereits laut oder überlastet an, lautet die Antwort meist nein. Wenn Sie hingegen etwas Körperliches und Wiederholendes tun, sich gelangweilt, aber nicht erschöpft fühlen, kann sanftes Multitasking sogar aktivieren, ohne die mentalen Ressourcen zu überfordern.

Fast alle kennen diesen Abend auf dem Sofa: Der Laptop liegt bereit, eine Serie läuft, das Smartphone leuchtet auf, ein Snack steht daneben. Das wirkt wie Entspannung. Tatsächlich springt das Gehirn zwischen drei Reizströmen hin und her und kommt nie wirklich zur Ruhe. Kein Wunder, wenn der Schlaf oberflächlich bleibt und sich der Morgen schwerer anfühlt. Der Zeitpunkt war falsch: Aus Erholungszeit wurde zerstückelte Zeit.

„Ihr Gehirn ist kein Browser mit unendlich vielen Tabs. Es ähnelt eher einem Notizbuch: Bei jedem Wechsel verlieren Sie die Stelle und müssen sie erneut finden.“

Eine einfache Gewohnheit kann die Stimmung des gesamten Tages verändern: Legen Sie fest, wann Multitasking erlaubt ist und wann nicht. Schreiben Sie es auf, auch wenn es nur grob ist. Sie brauchen kein perfekt optimiertes Produktivitätssystem, sondern lediglich eine kleine, ehrliche Karte Ihrer Aufmerksamkeit für den Tag.

• Morgen (hohe Konzentration): eine Prioritätsaufgabe, kein Multitasking.
• Mittagszeit (mittlere Konzentration): eine leichte Aufgabe mit etwas Routiniertem verbinden.
• Später Nachmittag (niedrige Konzentration): Verwaltung, Besorgungen und nur „hirnloses“ Multitasking.

Die falschen Zeitpunkte für Multitasking erkennen

Menschen, die sich mental erschöpft fühlen, fehlt selten Disziplin. Ihnen fehlt das richtige Timing. Sie beantworten belastende Nachrichten in empfindlichen Momenten, öffnen schwierige Dokumente, während sie nur halb bei der Sache sind, oder legen wichtige Gespräche auf Zeiten, in denen sie zugleich einen Live-Chat verfolgen. Diese Fehler sind klein und unsichtbar, summieren sich aber still und stetig.

Der falsche Zeitpunkt für Multitasking liegt meist vor, wenn drei Signale gleichzeitig auftreten: geringe Energie, hohe Bedeutung und starke Emotionen. Geringe Energie bedeutet, dass Sie sich bereits langsam oder benebelt fühlen. Hohe Bedeutung heisst, dass Ihnen das Ergebnis wirklich wichtig ist. Starke Emotionen umfassen alles von Nervosität über Wut bis hin zu Begeisterung. Treffen diese drei Faktoren zusammen, wird aus „etwas chaotisch“ schnell „mental brutal“.

Daneben gibt es eine subtilere Kategorie: die Zeiten, in denen es „fast geht“. Sie sind nicht völlig ausgelaugt, aber auch nicht frisch. Sie reden sich ein, dass Sie dem Meeting halb zuhören und nebenbei diesen kniffligen Bericht schreiben können. Auf dem Papier sieht das effizient aus. Im Kopf fühlt es sich wie Rauschen an. Der Anruf endet, das Dokument ist unordentlich, und plötzlich sind Sie müder, als es der Arbeitsaufwand rechtfertigen würde.

Seien wir ehrlich: Niemand schafft das wirklich jeden Tag. Niemand hält sich strikt an einen idealen Konzentrationsplan. Das Leben wirft einem Steine in den Weg, Vorgesetzte melden sich zu zufälligen Zeiten, Kinder kommen genau dann ins Zimmer, wenn man gerade in den Arbeitsfluss findet. Das Ziel ist nicht, ein perfektes System aufzubauen. Es geht darum, die zwei oder drei schlimmsten Überschneidungen zu erkennen und abzumildern.

Menschen, die täglich nur einige wenige zentrale Zeitfenster ohne Multitasking schützen, berichten oft von einer merkwürdigen Nebenwirkung: Am Abend empfinden sie weniger Groll gegenüber ihrem Smartphone, ihrem Job und ihrer Aufgabenliste. Die mentale Erschöpfung lässt nach – nicht weil die Arbeit leichter geworden wäre, sondern weil das Gehirn die versteckte Wechsel-Abgabe nicht mehr zu den ungünstigsten Zeiten zahlen muss.

Kernpunkt	Details	Warum das für Leserinnen und Leser wichtig ist
Den Morgen für konzentrierte Einzelaufgaben nutzen	Blockieren Sie 30–60 Minuten nach Arbeitsbeginn für eine anspruchsvolle Aufgabe; pausieren Sie Benachrichtigungen und vermeiden Sie parallele Anrufe oder Chats.	Das schützt Ihre frischeste mentale Energie und verringert das Gefühl, bereits um 11 Uhr „ausgelaugt“ zu sein, das den restlichen Tag beeinträchtigt.
Multitasking auf risikoarme Routinearbeit beschränken	Kombinieren Sie einfache, wiederkehrende Tätigkeiten – E-Mails vorsortieren, ablegen, aufräumen oder Besorgungen erledigen – mit Anrufen oder Podcasts, nicht mit Projekten, die tiefe Konzentration verlangen.	So können Sie sich produktiv fühlen, ohne Ihre Konzentration aufzubrauchen, und sind weniger mental erschöpft, wenn echte Herausforderungen auftreten.
Keine Aufgaben mit starken Emotionen vermischen	Formulieren Sie keine schwierigen Nachrichten, bearbeiten Sie keine Konflikte und prüfen Sie kein sensibles Feedback, während Sie gleichzeitig an Meetings teilnehmen oder online chatten.	Das verhindert emotionale Überlastung, reduziert kreisende Gedanken und hilft Ihnen, den ganzen Tag über ruhiger und klarer zu bleiben.

Häufige Fragen

• Ist jedes Multitasking schlecht für die mentale Energie? Nicht unbedingt. Multitasking aus einer anspruchsvollen und einer einfachen, automatischen Tätigkeit ist oft unproblematisch, etwa einen Podcast hören, während man ein vertrautes Rezept kocht. Erschöpfend wird es, wenn zwei Aufgaben gleichzeitig echtes Nachdenken oder emotionale Beteiligung verlangen.
• Woran erkenne ich, dass ich zum falschen Zeitpunkt multitaske? Achten Sie darauf, ob Sie denselben Satz mehrfach lesen, vergessen, warum Sie einen Tab geöffnet haben, oder ungewöhnlich gereizt reagieren. Das sind Zeichen dafür, dass Ihr Gehirn zu häufig umschalten muss. Passiert das während einer wichtigen Aufgabe, deutet es darauf hin, dass Sie einen schlechten Moment gewählt haben, um Ihre Aufmerksamkeit zu teilen.
• Welche kleine Veränderung hilft schnell? Wählen Sie täglich ein Zeitfenster ohne Multitasking, selbst wenn es nur 25 Minuten sind, für Ihre wertvollste Aufgabe. Schliessen Sie in dieser Zeit zusätzliche Tabs, schalten Sie Benachrichtigungen stumm und widmen Sie sich nur dieser einen Sache. Viele Menschen spüren innerhalb einer Woche einen deutlichen Rückgang mentaler Ermüdung.
• Kann Multitasking meine Energie auch steigern? Ja. Bei einer langweiligen, aber einfachen Tätigkeit kann leichte zusätzliche Stimulation helfen, aufmerksam zu bleiben. Beim Spazierengehen ein lockeres Telefonat zu führen oder bei einfachen Verwaltungsaufgaben Musik zu hören, gibt einen sanften mentalen Impuls, ohne viel zu kosten.
• Was, wenn mein Job mich zu ständigem Multitasking zwingt? Vielleicht können Sie das grosse Ganze nicht kontrollieren, aber Sie können zumindest die Ränder gestalten. Schaffen Sie kleine Phasen konzentrierter Einzelarbeit, zum Beispiel fünf Minuten vor einem wichtigen Anruf oder zehn Minuten, um Notizen ohne Unterbrechungen zu verarbeiten. Diese kleinen Inseln der Klarheit schützen Sie mehr, als Sie vielleicht erwarten.